Inhalt
1. Darum gibt es die E-Rechnungspflicht
Die E-Rechnungspflicht wurde im Rahmen des Wachstums-Chancengesetzes von März 2024 beschlossen. Ziel ist es, die Digitalisierung weiter zu fördern und eine automatisierte Rechnungs-Verarbeitung zu schaffen. Gleichzeitig ist die E-Rechnung die Voraussetzung für ein elektronisches Meldesystem zur Umsatzsteuer, das in naher Zukunft auf EU-Ebene eingeführt werden soll. Langfristig sollen damit buchhalterische Prozesse innerhalb der Unternehmen vereinfacht und die steuerliche Transparenz erhöht werden.

2. Wer ist von der E-Rechnungspflicht betroffen?
Ausnahmslos alle Unternehmen sind ab sofort von der E-Rechnungspflicht betroffen, denn alle Firmen müssen in der Lage sein E-Rechnungen zu empfangen und elektronisch zu verarbeiten. Eine Übergangsfrist gibt es hierbei nicht!
Das gilt für die E-Rechnungsstellung:
Zur Ausstellung von E-Rechnungen sind alle die Unternehmen verpflichtet, die umsatzsteuerpflichtige Leistungen an andere Unternehmen (B2B) erbringen. Rechnungen an Endverbraucher (B2C) sind nicht von dieser Pflicht betroffen, hier bleibt die Nutzung von PDFs oder Papierrechnungen weiterhin möglich, sofern der Empfänger einverstanden ist.
Um die Umstellung zu erleichtern, hat der Gesetzgeber für rechnungsstellende Unternehmen verschiedene Übergangsfristen bis Ende 2027 eingeräumt.
3. Was genau ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine digitale Rechnung, die anders als die Papier- oder PDF-Rechnung auf einem strukturierten Datenformat basiert.
Sie ist maschinenlesbar und wird in einem speziellen elektronischen Speicherformat ausgestellt, übermittelt und empfangen. Das ermöglicht die komplett automatisierte elektronische Verarbeitung.
Die gängigen Dateiformate für E-Rechnungen sind XML-basiert und entsprechen den Vorgaben der europäischen Norm EN 16931. Bekannte Formate sind zum Beispiel XRechnung oder ZUGFeRD.

4. Die E-Rechnung – 6 einfache Schritte zur Umsetzung
Um der E-Rechnungspflicht nachzukommen ist es sinnvoll den folgenden 6 Schritten zu folgen:
1. Analyse des aktuellen Fakturierungsprozesses
Wie laufen die Rechnungsprozesse aktuell ab?
Welche Anpassungen sollten vorgenommen werden, damit die Einführung der E-Rechnungen leicht umzusetzen ist.
2. Einrichtung einer zentralen E-Mail-Adresse für den Empfang von E-Rechnungen und Installation eines Verarbeitungs-Tools
Notwendig ist eine spezielle E-Mail-Adresse, die ausschließlich für den Empfang von E-Rechnungen verwendet wird. Außerdem erforderlich ist ein Viewer für elektronische Rechnungen, ein Tool, über welches E-Rechnungen gelesen, verarbeitet und gespeichert werden können.
3. Wahl eines geeigneten elektronischen Rechnungsformates und des optimalen Übermittlungsweges
Wichtig ist, daß alle Formate und Systeme mit denen der Geschäftspartner und Kunden kompatibel sind und gleichzeitig alle gesetzlichen Anforderungen und Standards erfüllen.
4. Implementierung der E-Rechnung im Unternehmen und seiner IT-Infrastruktur
Alle bestehenden Systeme müssen so angepasst werden, dass sie das gewählte elektronische Rechnungsformat unterstützen. Die Implementierung von IT-Sicherheits-Maßnahmen und die Schulung von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern garantieren reibungslose Abläufe.
5. Test des Systems, bevor es offiziell an den Start geht
6. Vollständige Implementierung des E-Rechnungssystems und kontinuierliche Überwachung und Anpassung der Prozesse.
Gerne helfen wir Ihnen dabei, die E-Rechnungspflicht in Ihrem Unternehmen umzusetzen.
Wir implementieren die notwendigen Strukturen und schulen Sie in der Anwendung.
Sprechen Sie uns an und lassen Sie sich ganz unverbindlich beraten!